5. Kontrolle und Anpassung – Digitalisierung in kleinen und mittlere Unternehmen (KMU)

Zurück zu 4. Umsetzung

Nach der aktiven Umsetzungsphase sollte ein kontinuierlicher Monitoring- und Optimierungszyklus stattfinden, um die eingeleiteten Digitalisierungsmaßnahmen systematisch daraufhin zu überprüfen, ob sie die gewünschten Ergebnisse liefern und mit den ursprünglichen Zielen übereinstimmen. Ein regelmäßiges Monitoring anhand definierter Key Performance Indicators (KPIs) liefert dabei wertvolle Erkenntnisse über die Effizienz und Effektivität der umgesetzten Maßnahmen.

Monitoring allein reicht jedoch nicht aus. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse sollten Anpassungen vorgenommen werden, um auf veränderte Rahmenbedingungen, neue technologische Entwicklungen oder unternehmensinterne Veränderungen zu reagieren.

Darüber hinaus sollte eine Feedbackkultur im Unternehmen etabliert werden, in der Mitarbeiter, Kunden und andere Stakeholder aktiv in den Review-Prozess einzubinden. Ihre Erfahrungen, Perspektiven und Anregungen können wertvolle Erkenntnisse liefern und zur Feinjustierung der Digitalisierungsstrategie beitragen. Letztlich sollte die Phase der Überprüfung und Anpassung nicht als isolierter Schritt verstanden werden, sondern als integraler Bestandteil eines kontinuierlichen und dynamischen Digitalisierungsprozesses, der das Unternehmen flexibel, anpassungsfähig und zukunftssicher macht.

10 Punkte, für eine erfolgreiche Kontrolle

1. Leistungsmessung: Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs), die bei der Zieldefinition festgelegt wurden, um den Erfolg von Digitalisierungsprojekten zu messen.
2. Nutzer-Feedback: Sammeln und Analysieren des Feedbacks von Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu den neuen digitalen Prozessen und Tools.
3. Technologie-Review: Regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Technologien auf Aktualität, Effizienz und Sicherheit.
4. Budgetüberwachung: Kontinuierliche Überwachung der Kosten im Vergleich zum festgelegten Budget für Digitalisierungsprojekte.
5. Risikomanagement: Identifizierung und Bewertung neuer Risiken, die durch die Digitalisierung entstehen können, und Entwicklung von Strategien zu deren Minimierung.
6. Weiterbildungsbedarf: Ermittlung des Weiterbildungsbedarfs der Mitarbeitenden aufgrund technologischer Veränderungen oder neuer digitaler Lösungen.
7. Prozessoptimierung: Laufende Analyse und Optimierung der digitalisierten Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.
8. Wettbewerbsbeobachtung: Beobachtung der Wettbewerber, um über neue digitale Trends und Technologien in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben.
9. Datenanalyse: Regelmäßige Überprüfung und Analyse der gesammelten Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen, die zur weiteren Verbesserung der digitalen Strategie beitragen können.
10. Reaktionsfähigkeit: Entwicklung eines Rahmens für die schnelle Anpassung von Prozessen und Technologien im Falle unerwarteter Herausforderungen oder Marktveränderungen.

Die Phase der Überwachung und Anpassung ist ein zyklischer Prozess. Die digitale Landschaft verändert sich, und Unternehmen müssen flexibel und anpassungsfähig bleiben, um aus ihren Digitalisierungsbemühungen kontinuierlich Nutzen ziehen zu können. Es ist wichtig, regelmäßig innezuhalten, die Ergebnisse zu bewerten und die Strategie entsprechend anzupassen und eventuell neu auszurichten.

Übersicht

1. Bestandsaufnahme – Identifikation von Optimierungspotenzialen.

2. Zieldefinition – Festlegung der Digitalisierungsziele

3. Strategieentwicklung – Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

4. Umsetzung Ziel – Konkrete Implementierung der Digitalisierungsmaßnahmen

5. Kontrolle und Anpassung Ziel: Überwachung der Digitalisierungsfortschritte und kontinuierliche Anpassung